“Trial But Learn” Dalam Konsep Digitalisasi Pelayanan Santri Di Era Industri 4.0
Di zaman serba digital saat ini, menuntut semua kegiatan untuk serba tepat dan praktis. Maka mengaitkan konsep digital ini dengan pesantren bukanlah sesuatu yang tidak bisa berjalan beriringan. Berbicara pesantren bukan berarti identik dengan kuno, terbelakang bahkan tertinggal dengan perkembangan saat ini. Namun sebaliknya, pesantren saat ini dituntut untuk melek dalam segala hal, khususnya lagi dalam bidang digital. Begitu pula dengan Pondok Pesantren Thohir Yasin saat ini, dengan mengusung konsep salaf dan modern, maka pengaplikasian sistem digital di pesantren ini dirasa sangatlah tepat sesuai dengan konsep awal.
Mengapa kita dituntut untuk paham digitalisasi? Semakin berkembangnya zaman, maka tentu kita sebagai pengguna dituntut untuk serba bisa dalam berbagai aspek. Pun dalam hal digitalisasi yang diterapkan oleh pesantren kita sebagai wali santri khususnya harus paham bagaimana digitalisasi sebetulnya sangat efektif dalam mengatasi permasalahan santri.
“Pada era digital ini, pengelolaan keuangan yang dilakukan berbasis teknologi (financial technology) sudah menjadi keharusan, termasuk di lembaga pesantren. Oleh karena itu, agar pesantren sebagai lembaga pendidikan Islam tetap eksis di era modern.” (Ahmad Patoni, S.S. M.Pd)
Tentu, penerapan sistem digitalisasi di pesantren ini tidak lain karena banyaknya permasalahan yang dirasa baik oleh santri sendiri, pun pengurus pondok, juga para wali santri yang menerima keluhan dari anaknya. Beberapa faktor utama mengapa sistem digitalisasi ini terealisasi dan berjalan hingga saat ini diantaranya kendala terkait pembukuan keuangan santri, santri sering merasa kehilangan uang diasrama, kiriman uang dari orang tua santri berbeda-beda, kesulitan dalam menghitung transaksi dan saldo masing-masing santri, wali santri mengalami kesulitan untuk mengetahui saldo anaknya, sering terjadi komplain atau perselisihan antara wali santri dengan pihak pesantren, dan membutuhkan tenaga atau admin keuangan yang harus standby setiap hari.
Ketika wali santri berfikir bahwa penerapan sistem digitalisasi ini meribetkan wali, menyusahkan santri ataupun singkatnya membuat pusing wali santri, maka sejatinya poin-poin ini salah besar jika kita berfikir seperti itu. Sebaliknya, digitalisasi ini menguntungkan semua pihak, terlepas dari masukan ataupun komplain wali santri terhadap penerapan digitalisasi pesantren ini. Karena tentu, penerapan digitalisasi harus bertahap dan tidak semudah yang diinginkan.
Seiring berjalannya waktu, tentu perbaikan-perbaikan terus dilakukan oleh PPSM Thohir Yasin dalam memberikan pelayanan terbaik bagi stakeholder terkait. Awal mula digitalisasi pesantren dibidang keuangan ini digarap saat dirasa banyaknya permasalahan-permasalahan yang dirasakan oleh santri secara khusus & pengelola keuangan santri dipondok. Di Akhir tahun 2021 Thohir Yasin mencoba melakukan kontrak kerja bersama PT TKI (Teknologi Kartu Indonesia) untuk melakukan sistem pembayaran spp maupun penyimpanan uang santri sehingga tidak ada uang cash yang beredar dilingkungan pesantren. Hampir 2 tahun berjalan, Thohir Yasin merasa sudah cukup secara kapastitas & kapabilitas untuk memiliki sistem jaringan sendiri dalam pengoperasian sistem digital pondok ini, sehingga di bulan Juli 2023 Thohir Yasin menyelesaikan kontrak kerja dengan PT TKI dan memulai dengan mandiri pengoperasian jaringan atau server yang dimiliki. Maka di launcinglah aplikasi Sidik (Sistem Informasi Digital) PPSM Thohir Yasin.
Aplikasi Sidik adalah aplikasi penunjang keberhasilan sistem informasi pesantren berbasis digital. Aplikasi ini secara langsung untuk memudahkan semua pihak dalam proses keuangan, kesehatan, dan informasi lainnya yang mampu memberikan informasi secara transparansi dan akuntabel. Pondok Pesanren Thohir Yasin dalam hal ini melakukan kerja sama dengan pihak Bank NTB Syari’ah.
Berbicara sistem Sidik ini, maka makna yang sejatinya bukan hanya sekedar singkatan dari sitem informasi digital tersebut, melainkan lebih dari itu. Penggunaan kata Sidik juga memiliki makna bahwa santri sudah bisa hanya menggunakan Sidik jari untuk berbelanja di Thohir Yasin Mart tanpa perlu menyebutkan pin kartu yang sewaktu-waktu temannya akan tahu berapa pin kartunya. Sehingga cukup simpel dengan hanya menggunakan Sidik jari. Begitu makna Sidik dari sisi santri. Adapun makna Sidik dari sisi pengelola atau dari sudut Thohir Yasin secara umum bahwa siddiq dalam islam berarti kejujuran, sehingga dalam KBBI jujur ini diartikan bahwa lurus hati, tidak curang, tulus dan ikhlas. Jadi jelaslah bahwa penggunaan aplikasi sesuai dengan namanya siddiq yang berarti bahwa kejujuran untuk semua pihak, baik pengguna, pengelola hingga pihak-pihak lainnya yang merasakan kebermanfaatan dari aplikasi tersebut.
Jelaslah bahwa pesan dari Kepala BPH ustadz Ahmad Patoni menyampaikan bahwa penunjang keberhasilan pondok pesantren dalam bekerjasama dengan semua pihak baik secara internal maupun eksternal adalah terkait akuntabilitas dan transparansi. Hingga aplikasi Sidik inilah dirasa hingga saat ini mampu menjawab 2 poin penunjang keberhasian pondok dalam memberikan pelayanan kepada santri khususnya dalam bidang keuangan.
“Pemanfaatan teknologi di Pesantren Thohir Yasin melalui penggunaan Kartu Sidik Thohir Yasin ini memberikan stimulus “melek teknologi” sekaligus mempengaruhi attitude kinerja organisasi pesantren secara keseluruhan dan mereka dapat menikmati manajemen keuangan berbasis teknologi. Di era industri 4.0, keberadaan teknologi digital adalah kunci utamanya.” (Ahmad Patoni, S.S., M.Pd)
Pemanfaatan aplikasi Sidik di Pondok Pesantren Thohir Yasin dengan memberanikan diri membuat sistem/ aplikasi sendiri tentu telah melalui pertimbangan yang matang. Belajar dari evaluasi sebelum-sebelumnya tentu menjadi alasan utama Thohir Yasin memutuskan untuk mandiri membuat aplikasi dengan sistem digital tersebut. Secara umum, kelebihan dari sitem ini adalah ke-tranparansi-an keuangan santri baik untuk wali santri dan pihak pengelola.
Dari sudut pandang wali snatri pun, pemanfaatan aplikasi Sidik ini dirasa cukup memudahkan wali santri. Awalnya tidak sedikit komplain dari wali karena disara agak susah meakukan transfer ataupun Top Up uang jajan santri, namun seiring berjalannya waktu wali santri merasa terbiasa dengan aplikasi ini. Pun dirasa bagi wali santri adanya informasi langsung recording penggunaan uang yang dilakukan santri karena sudah ada notifikasi langsung ke wali kemana uang santri dibelanjakan. Semisal santri membeli obat, berarti secara tidak langsug hal tersebut sebagai pelaporan kalau santri sedang sakit. Terdapat notifikasi pemotongan syahriah, laundry dan yang lainnya tentu bagian dari transparansi belanja santri juga.
Dari pihak tim IT & admin dari aplikasi Sidik ini pun menyampaikan bahwa aplikasi ini adalah penggabungan 2 aplikasi yang sebelumnya diterapkan. Sejatinya aplikasi Sidik ini memberikan kemudahan bagi Tim IT karena pelaporan data yang rapi, kebutuhan snatri semisal kartu yang hilang lebih mudah untuk diselesaikan, dan tentu karena sudah mandiri tanpa ada kontra dengan pihak manapun maka biaya yang dikeluarkan hanya untuk maintance jaringan saja, tanpa mengambil keuntungan dari uang yang di topup kan santri oleh walinya. “Bagi kami, aplikasi Sidik ini kompleks mengatasi permasalahan santri. Adapun keluhan atau masukan dan evaluasi dari wali santri adalah tampungan besar untuk kami terus mengupdate secara berkala aplikasi ini” Ungkap Zulkarnain selaku Tim IT PPSM Thohir Yasin.
Pada dasarnya, setiap keputusan yang diambil oleh setiap lembaga tentu berdasarkan atas evaluasi-evauasi sebelumnya. Belajar dari keadaan sebelumnya untuk terus memberikan fasilitas dan pelayanan terbaik bagi setiap pengguna pelayanan. Zaman yang terus berkembang, tentu menuntut semua pihak untuk mengikuti zaman. Sehingga dengan digitalisasi pesantren yang diterapkan oleh Pondok Pesantren Thohir Yasin saat ini dirasa mampu memenuhi kebutuhan pihak pondok, santri serta wali santri dan stakeholder terkait. Dengan digitalisasi ini pula, semua pengguna dituntut untuk melek tekhnologi dan paham bagaimana aplikasi ini bekerja untuk memudahkan semua pihak. (RDH)
